一、会议背景与目的

为贯彻落实国家“双碳”战略和《船舶制造业绿色发展行动纲要》要求，推动内河船舶制造行业向绿色化、智能化、新能源化转型，规范新能源船舶制造工厂的规划、设计与建设，由中国船舶工业行业协会（或相关标准化技术委员会）牵头组织的《绿色智能内河新能源船舶制造工厂建设条件要求》标准体系研讨会定于12月23日召开。本次会议旨在汇聚行业专家、企业代表及相关部门领导，对该标准体系草案进行研讨与完善，为后续标准发布与实施奠定基础。

为保障会议高效、有序、专业地召开，特制定本会务服务方案，明确各环节服务内容与要求。

二、会议基本信息

• 会议名称：《绿色智能内河新能源船舶制造工厂建设条件要求》标准体系研讨会
• 会议时间：12月23日（全天，或半天，根据议程确定）
• 会议地点：待定（建议选择具备同声传译、高清投影及分组讨论设施的会议酒店或专业会议中心）
• 预计规模：50-80人（包括标准化专家、船舶设计院、船厂代表、新能源企业、检测认证机构及主管部门代表）
• 会议形式：线下为主，结合线上直播/视频会议（方便外地及未能到场的专家参与）

三、会务服务核心需求分析

标准体系研讨会具有专业性强、讨论深度大、成果导向明确的特点，会务服务应重点满足以下需求：

1. 专业性文档处理：标准草案、编制说明、意见汇总表等会议资料需提前精准投送，版本控制严格。
2. 高效研讨环节支持：可能涉及分组讨论、逐条审议，需合理安排座位、记录和计时服务。
3. 全程录音录像与会后归档：会议内容具有重要参考价值，需完整记录并存档备查。
4. 绿色办会理念：与会议主题呼应，倡导无纸化、低碳出行、环保物料使用。

四、会务服务细则

1. 会前筹备服务

• 会议通知与报名：协助起草并发放会议通知（含议程、标准草案意见征询表），建立参会人员微信群或邮件组，收集回执及住宿需求。
• 资料准备与审核：
• 整理《绿色智能内河新能源船舶制造工厂建设条件要求》草案及相关编制说明。

• 汇编历次意见汇总处理表，确保会前至少3个工作日发送电子版给参会代表预审。

• 准备纸质版资料袋（包括议程、草案、笔、笔记本、参会证），建议同时提供电子版二维码下载，减少纸张使用。

• 会场设计与搭建：
• 主会场采用“U型”或“回型”桌型布置，便于互动讨论；设置主席台及发言席。

• 背景板设计融入绿色、智能、船舶元素，体现会议主题。

• 单独设置分组讨论室（2-3间），配备白板、海报纸、便利贴。

• 确保会场网络、投影、音响、话筒（含无线手持/领夹话筒）充足可靠。

• 设备与技术保障：
• 提供会议专用电脑、翻页笔。

• 测试线上会议平台（如腾讯会议/钉钉），安排技术人员负责连线与切换。

• 安排全程录音筆、摄像机或自动錄播系統。

2. 会中执行服务

• 签到与接待：设专人负责签到，发放资料，指引座位。对于重要专家，安排一对一接待。
• 建立签到电子表，实时掌握到会情况，向主持人提供精确的参会人数。

• 茶歇与餐饮服务：
• 上下午各安排一次茶歇，提供茶水、咖啡、点心。茶歇物料使用可降解餐具，践行绿色原则。

• 午餐/晚餐根据情况安排自助餐或工作餐，考虑不同饮食习惯（如素食、清真）。

• 会议记录与简报：
• 安排2名速记员交替记录，标记出修改建议、结论性意见和主要分歧点。

• 会议间隙提供1-2期会议进程简报，帮助未会人员了解进展。

• 讨论辅助服务：
• 每组分讨论配备1名会务秘书担任组长，引导流程、控制时间、汇果。

• 集中审议时协助主持人使用实时意见收集板（如飞书/绵羊墙问卷），提高采纳效率。

• 临时协调与应急：设会务协调岗（调度中心），快速响应求助，联系未到场专家线上参会，处理物资欠缺、设备故障等突发问题。

3. 会后服务

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